呼和浩特市口腔医院（内蒙古自治区口腔医院）关于2026年内蒙古自治区口腔医学专业医疗质量控制中心工作会议服务询价公告

一、项目基本情况

采购人：****（****医院）

项目名称：****（****医院）关于2026年**自治区口腔****控制中心工作会议服务。

预算金额：肆万陆仟伍佰元（46500元）

一、总体服务要求

1、服务方（以下简称“乙方”）应按采购人（以下简称“甲方”）审定的会议方案、时间进度表及本合同约定的服务标准，完成2026年**自治区口腔****控制中心工作会议服务，并做好各项服务记录，以备甲方检查验收。

2、乙方负责会议所有搭建物料、设施设备在会议期间的正常运转，承担因自身原因导致的设备故障、物料缺陷等引发的一切责任及整改费用。

3、配合甲方完成至少1次会议流程全要素演练，发现问题及时处理并形成整改台账，以备检查。

4、按甲方要求建立完整的会议服务档案（含方案、设计稿、照片、视频、签到记录等），会议结束后5个工作日内移交甲方存档。

5、甲方负责承担超出合同约定数量及范围的增项服务费用。增项服务由乙方提供服务并报价，经甲方书面确认后执行。

6、如遇突发公共卫生事件、自然灾害、重要领导行程变更等特殊情况，乙方应无条件配合甲方调整会议方案，包括但不限于时间变更、延期举办等，由此产生的已发生费用据实结算，未发生费用予以核减。

7、现场搭建及彩排期间，如需进行设备测试、音响测试、视频信号切换测试等，由乙方组织实施并承担相关测试费用（因测试导致的设备损耗由乙方承担）。

8、乙方承诺其工作人员在会议筹备、搭建、执行、撤场全过程中发生意外伤亡事故的，由乙方承担全部责任。

9、因乙方方案设计缺陷、搭建质量不合格、设备故障、人员操作失误等乙方原因导致安全事故或造成参会人员人身、财产损害的，由乙方承担全部责任。

10、乙方工作人员在会议服务期间应统一着装、佩戴工作证件，言行规范，维护甲方及会议形象。

11、乙方****服务所需的全部工具、设备、劳动防护用品及安全保护措施。

12、所有服务成果（含物料、视频、照片、设计稿等）质量应符合国家及行业标准，并满足甲方审定的设计方案要求。

二、分项服务要求

（一）会场布置要求

1. 视频系统

（1）视频服务器应满足2天会议使用需求，须同时接入会议室大屏及多路设备信号（含控台电脑、讲话台电脑等），具备无缝切换画面功能。会议期间全程信号稳定无中断。

（2）视频技术人员应保证会议日8小时全程值守，彩排日4小时全程服务，具备处理信号中断、画面卡顿等突发故障的应急能力。

2. 音响系统

（1）音响设备应含讲话台鹅颈麦克2支、无线手持麦克2支，满足会议室声音全场覆盖，不得出现啸叫、断音、杂音等质量问题。

（2）音响技术人员应保证会议日8小时全程值守，彩排日4小时全程服务。

3. 舞台及导视

（1）讲话台美化主题板须为KT板材质，手工裁切安装，主题文字及图案须与甲方确认的设计方案一致，不得出现错字、漏字、色差等问题。

（2）主会场导视系统为金属展架，不少于4套，应布置于会场及周边关键节点位置，指引清晰。

（3）签到处展架2套，须展示大会日程及签到指引，摆放位置须经甲方现场确认。

（4）会议桌布12套，须为会议桌配套专用桌布，含配送、铺设及撤场回收，铺设平整无褶皱。

（二）会议物料要求

1. 物料制作

（1）台签：100个，定制桌签，200克铜版纸，内容须经甲方确认，不得出现错字、漏印。

（2）会议手册：40本，20P，含封皮封底覆布纹膜，铜版纸彩色印刷，骑马钉装订，内容编排须经甲方审核。

（3）会议日程：90张，单面印刷，内容清晰准确。

（4）会议证件：30个，PVC打孔、单挂吊绳，尺寸8cm×12.5cm，设计须经甲方确认。

（5）手提袋：30个，尺寸28×35×8cm，双面印刷，材质及设计须经甲方确认。

2. 物料采购

（1）会议笔本：30套，含笔记本及会议用笔，品质须经甲方确认。

（2）会议用水：200瓶，矿泉水，含搬运至指定位置。

3. 影像服务

（1）照相：2天，1机位/天，含修图、精修，每天交付精修照片不少于_30___张，2天内完成全部交付。

（2）摄像（游机） ：2天，游动机位，1机位/天，精剪视频时长3分钟，须在会议结束后1日内交付。

（3）摄像（固定机位） ：1天，固定机位，全程视频拍摄，须在会议结束后3个工作日内交付全程原片。

4. 礼仪服务

（1）开幕式礼仪服装4套，含着装指导，服装款式须经甲方确认。

（三）会议服务要求

1. 会议用餐

（1）第一日午餐：工作盒餐套餐，一荤两素、水果，共120人份，须保证食品安全及配送准时。

（2）第二日午餐：工作盒餐套餐，一荤两素、水果，共80人份，须保证食品安全及配送准时。

（3）乙方应提前提供菜单供甲方审核，用餐时间须配合会议日程安排，送餐至指定地点。

2. 会议用车

（1）商务车：10名专家往返接送机/站，共计20趟次（可根据专家具体跨省行程动态合并调整），含司机。（据实结算）

（2）车辆须提前到达指定地点等候，车况良好、清洁卫生，司机熟悉路线及接待礼仪。

（3）用车安排须提前与甲方确认，如因航班/车次延误需临时调整，乙方须无条件配合。

3. 策划与设计

（1）动态主视觉设计：须体现2026年**自治区口腔****控制中心工作会议主题及主办方形象，提供不少于3套设计方案供甲方选择。

（2）物料设计：含所有印刷品、证件、手提袋、导视等全套物料的延展设计。

（3）方案策划：含会议整体策划方案、执行方案、接待方案等，须在合同签订后__3__个工作日内提交甲方审核。

（4）文案撰写：稿词撰写

（5）结案报告：会议结束后7个工作日内提交完整结案报告。

（6）音频制作、会议扫码查座等配套服务须在会前3个工作日完成测试，确保现场运行正常。

4. 会议执行

（1）乙方须配备至少8人服务团队全程服务，含项目经理1人、项目经理助理1人、执行人员6人。

（2）服务内容包括：前期对接、会议接待、签到管理、会议期间会务服务、现场协调、突发事件处理等。

（3）项目经理须具备3年以上同类学术会议服务经验，全程驻场，不得中途更换（除不可抗力外）。

（四）应急服务要求

应急响应：乙方项目经理须保持电话畅通。会议期间出现设备故障、物料短缺、人员缺席等紧急情况，乙方须在30分钟内响应并启动应急预案。

设备故障：乙方提供的核心设备（视频服务器、音响等）出现故障，乙方须在15分钟内完成故障排除或启用备用设备恢复运行。

一般问题：物料缺损、指引不清等服务问题，须在3小时内解决。

重大突发：如因乙方原因导致会议中断、重要嘉宾接待失误等重大事件，须在24小时内提出整改方案并落实。

（五）人员配置要求

1、乙方须为本次会议配备专项服务团队，不少于8人。

2、所有服务人员须在会前接受岗前培训，熟悉会议流程、岗位职责及应急预案。

三、考核标准

1、乙方人员应及时按要求完成各项方案、设计稿的提交。如发现乙方或乙方人员弄虚作假、抄袭剽窃、擅自变更设计方案等行为，每次减少服务费500元。

2、会场搭建完成后卫生不合格、物料摆放杂乱、设备线路凌乱，每发现一次减少服务费200元。

3、未按计划及时间节点完成物料制作、设备调试等准备工作的，发现一次减少服务费500元。

4、未按要求配备项目服务人员的，扣除相应服务费。

5、同一场会议出现两次或两次以上因乙方原因导致的设备故障或服务失误，罚款1000元。

6、若因乙方原因导致甲方遭受参会人员投诉或造成社会不良影响，将根据事件严重程度予以相应处罚，处罚额度不设上限。

7、本考核标准全部条款纳入正式合同，供应商递交相关资料、参与**即视为已充分知晓、自愿接受并承诺严格遵守本考核所有条款，无任何异议，不再另行提出抗辩。

四、资格要求

1. 基本资格要求：

（1）具有独立承担民事责任的能力，持有有效营业执照（经营范围须包含会议服务、展览展示、活动策划等相关内容）；

（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（5****政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

（6）法律、行政法规规定的其他条件。

2、特定资格要求：

（1）业绩要求：供应商近一年内（2025年8月至今）须具有至少2场学术会议、****政府会议服务业绩（提供合同复印件关键页，须包含项目名称、服务内容、双方盖章页等）

（2）团队配置：供应商须承诺为本项目配备不少于8人的专项服务团队（含项目经理、项目经理助理、技术人员、执行人员等），并提供人员名单及岗位分工表（拟投入本项目的项目经理须具有3年以上会议服务经验）

3、信用记录要求

供应商未被“信用中国”网站列入失信被执行人、重大税收违法失信主体；未被“中国政府采购网”列入政府采购严重违法失信行为记录名单。

五、报名文件提交加急标书代写

截止时间2026年8月20日 17：30 （**时间）加急标书代写

地点：****（****医院）一楼综合保障科

六、公示期限2026年8月17日—2026年8月20日

七、现场评标时间2026年8月24日 9：00 （**时间）

地点：****（****医院）一楼综合保障科

八、联系方式：

联系电话：0471---****254