酒店第134届IATP会议晚宴活动创意策划及综合执行服务项目采购公告

酒店第134届IATP会议晚宴活动创意策划及综合执行服务项目采购公告

一、项目名称

酒店第134届IATP会议晚宴活动创意策划及综合执行服务项目

二、项目类别

服务

三、采购方式

竞价

四、采购内容

一、项目概述

本项目为第134届国际航空技术共享组织（International Airlines Technical Pool，IATP）会议晚宴活动的创意策划及综合执行服务。活动拟以**城市地标为背景，通过国际航空主题与广府、岭南文化元素融合，为来自不同国家及地区的嘉宾打造兼具仪式感、文化辨识度、国际沟通**度与现场安全性的晚宴体验。

中选人应提供从创意深化、空间及视觉设计、舞台技术、节目及演艺**、制作搭建、报批协调、现场总控到撤场复原的一站式服务，并对其工作范围内的质量、进度、安全、合规及专业协作单位承担总体责任。

二、活动基本信息

项目 内容

项目名称 第134届IATP会议晚宴活动创意策划及综合执行服务

采购性质 一次性活动整合策划、设计、制作、搭建及现场执行服务

活动日期 暂定2026年10月11日；最终日期以甲方书面通知为准

活动时段 晚宴时段；进场、搭建、测试、彩排及撤场时间以场地方审批为准

活动地点 ****广场（室外主方案）；**塔室内场地（恶劣天气备用方案）

活动规模 预计500至600位嘉宾；最终人数及桌数以甲方书面确认数据为准

主要** IATP****公司代表、国际及国内嘉宾、主办方及相关**伙伴

沟通语言 中英文；重要指引及主要屏幕内容须满足国际嘉宾使用需要

范围边界 默认不含场地租赁、餐饮、酒水、酒店客房、安保及医疗费用；如需额外**须单列

三、项目目标与设计原则

● 国际性：视觉、流程及重要指引适合国际嘉宾，避免仅依赖中文信息或本地文化知识。

● 在地性：突出**塔、广府及岭南文化，但避免符号堆砌；传统元素通过现代设计语言呈现。

● 完整性：从到达、留影、晚宴区域、入席、表演到离场形成连续宾客旅程。

● 可执行性：效果图应有对应尺寸、材质、结构、用电、人员、进度和报价支持。

● 安全性：室外方案重点控制天气、结构、配电、防滑及疏散风险，并配置可落地的室内备用方案。

● 可比较性：报价按统一模块拆分，明确数量、规格、品牌型号、单价、税率、总价、假设和排除项。

● 可持续性：在不影响视觉和安全前提下，优先使用可重复利用、低异味、低废弃及易回收材料。

四、服务范围及最低要求

4.1 总体创意策划与项目统筹

● 围绕“国际航空交流、**城市地标、广府及岭南文化、中西文化交融”形成完整创意主线，不得简单复制现有网络素材或其他项目成品。

● 提交不少于1套完整深化方案及1套备选视觉方向，包括主题说明、主视觉、色彩及材质建议、宾客旅程、全场效果图、平面布置图、流程建议及预算匹配说明。

● 负责需求澄清、场地踏勘、跨供应商协调、制作排期、现场彩排、总导演、舞台监督、流程控制及撤场复原。

● 建立书面变更流程；涉及范围、规格、数量、价格或工期变化的，须取得甲方书面确认后执行。

4.2 宾客进场通道、留影区与打卡区

● 入口至主会场形成具仪式感的动线，兼顾国际审美、**文化辨识度、夜间照明和人流效率。

● 根据消防、疏散、承重和人流条件确定尺寸、间距及固定方式，不得占用消防通道或形成绊倒、碰撞、坠落风险。

● 留影区满足多人合影需要；打卡区搭建以安全为前提。人物面部照度均匀、色温协调、无明显频闪和强烈逆光。

● 提交平面定位图、尺寸图、材质及灯光说明、夜间效果图、安装节点及安全固定方案。

4.3 晚宴区域及桌面装饰

● 完成晚宴桌面、自助餐台及周边氛围装饰，并与场地方餐饮团队确认操作台、上水、用电、疏散和服务动线。

● 桌面装饰采用现代简洁方向，可搭配花材；不得遮挡嘉宾交流、舞台视线或餐饮服务，材料不得有刺激性气味、易燃隐患或尖锐外露部件。

● 按预计600位嘉宾和最终桌型深化，列明每桌配置、单桌价格、花材或仿真材料、运输损耗及撤场处理方式。

● 本项目默认包含空间装饰及氛围灯光，不包含酒水、食品及餐饮服务费用。

4.4 舞台、LED、灯光与音响

● 室外主方案：以**塔及江景为背景设置中央舞台，两侧结合经审批的桁架或雷亚架、LED屏幕、灯光及音响系统，并设置发光活动主题标识。

● 室内备用方案：根据室内场地尺度重新设计动线、舞台、LED分屏、灯光、音响和发光主题标识，不得仅将室外舞台机械平移至室内。

● 提交舞台尺寸、承重、结构、电气、配电、音响覆盖、灯位、屏幕像素及控制系统方案，并列明品牌、型号、数量、功率和备用设备。

● 室外LED采用适合户外、具防雨能力的全彩屏，点间距P3或更优；亮度可调，画面无明显坏点、拼缝和色差。室内屏达到同等清晰、稳定的观看效果。

● 音频覆盖约600人晚宴区域，现场讲话清晰、音乐和演出动态完整；配置无线话筒、备用有线话筒、返听、DI盒和播放备份。

● 灯光满足舞台表演、晚宴氛围和宾客观看需要；人物面光完整、画面无明显频闪，并设置关键灯具及控制信号备份。

4.5 节目及演艺**

节目 配置 时长 最低响应要求

DJ表演 1名DJ；约2个表演时段 每段约20至30分钟；总计约50至60分钟 以国际流行及适合晚宴氛围的音乐为主；提供DJ人员资料、音乐风格及曲目方向、设备需求、参考视频、排练及替补方案。

琵琶演奏 1组表演配置；约2个表演时段 每段约20至30分钟；总计约50至60分钟 曲目兼顾中国／岭南文化辨识度与国际嘉宾接受度；提供人数、曲目方向、扩声／伴奏要求、服装、参考视频、排练及替补方案。

● 竞投人另提1个具**特色、适合国际嘉宾的短节目建议，建议5至8分钟，并说明提议理由；该节目作为可选项单独报价。

● 演员及核心技术人员经甲方确认后不得擅自更换；确需更换时，替代人员资历不得低于原方案并须获书面批准。

● 乙方负责其提供的音乐、屏幕内容、字体、表演和设计素材的合法授权，以及演出许可、人员证件和曲目报审。

五、技术制作与材料要求

● 完成现场踏勘，核实进出、装卸、承重、用电、消防、噪声、营业时段及进撤场限制。

● 装饰、结构、布料、地毯、花器和道具应完好、清洁、无明显破损或异味；涉及阻燃要求的材料提供有效证明。

● 临时舞台、桁架、雷亚架、吊挂和大型装置提供结构与固定方案；按场地方和主管部门要求办理检测或专业签章。

● 由合资格人员实施配电；强弱电分离，线缆设置防压、防绊保护，户外接口具防雨措施，总负荷经场地方确认。

● 设备完成保养及测试，关键设备设置现场备份，不得使用影响安全或画面、声音质量的老旧故障设备。

● IATP、甲方、场地方及**伙伴名称、标识、字体、颜色和排列按批准的品牌文件执行，未经批准不得新增商业标识。

● 批量制作前提交地毯、结构饰面、桌面装饰、桌卡、签到耗材、伴手礼及包装等样品或色样确认。

● 搭建、运行及撤场期间保护地面、墙面、玻璃、设备和绿化；乙方原因造成损坏的，由乙方修复并承担费用。

六、项目进度与交付物

时间节点 最低交付要求

中选通知后3个工作日内 完成项目启动会、现场踏勘、需求清单和职责分工确认

中选通知后7个工作日内 提交首轮创意深化方案、初步平面布置、初步流程和分项预算

活动前30个自然日 完成主题、主视觉、空间设计、主要尺寸及室内外方案确认

活动前21个自然日 完成演员、节目内容、技术系统及桌面装饰方向确认

活动前14个自然日 提交报批资料、结构与用电图纸、材料样板、保险证明及人员名单；场地方要求更早的，从其要求

活动前7个自然日 提交最终运行手册、分钟级流程、岗位表、设备清单、联络表、应急预案和撤场计划

活动前1日或指定时间 完成搭建、系统测试、内容联排和全流程彩排；迎宾前完成整改

活动当日 完成宾客动线、舞台、节目、技术和现场总控执行

活动结束后 按时撤场、清洁、场地复原并提交项目总结及约定的设计、技术资料

七、人员及竞投人资质要求

● 主体资格及同类项目要求按第一章执行；曾在**塔2****广场筹办大型活动的，可在商务评分中获得相应评价。

● 核心团队至少包括项目经理、创意／设计、总导演或舞台监督、技术负责人、制作搭建负责人和安全负责人。

● 项目经理或固定对接人具备基本英文沟通能力，能够完成项目沟通、协调和现场应变。

● 工作人员统一着装、佩戴证件，并遵守甲方和场地方安全、保密、礼仪、禁烟及进出管理要求。

八、安全、合规与保险

● 安全方案覆盖搭建、演出、撤场、结构、用电、消防、高处作业、吊挂、防滑、防风、防雨、客流和夜间作业风险。

● 乙方识别并办理其范围内所需的场地、**、消防、城管、演出、噪声、无人机或其他审批／备案；甲方配合提供合理资料。

● 乙方为工作人员购买符合用工和作业风险的保险，并按甲方或场地方要求购买公众责任险、雇主责任险或其他必要保险；竞投时列明险种、保额和免赔额。

● 施工及测试区域设置围挡、警示和专人管理；宾客区域的电缆、配重、支脚和锐角采取遮挡、防护和防绊措施。

● 发生人身、财产、设备、信息或舆情异常时，立即止险、救助并报告，不得延迟、隐瞒或擅自对外发布。

九、现场运行及应急机制

● 同步提交室外主方案和室内备用方案，列明天气判断依据、最迟切换时间、转换时长、已发生不可退成本、增减价和人员物料安排；最终切换由甲方书面决定。

● 关键播放、控制、话筒、信号和存储设备具备热备或快速替换能力；重大技术中断目标为零，一般故障原则上3分钟内恢复。

● 演员及关键技术岗位设置替补机制；替换须提前报批，紧急情况下先确保安全和流程连续并立即报告。

● 制定停电时的安全停机、应急照明、数据保存、备用播放和恢复顺序；备用发电等措施须经场地方书面许可。

● 配合甲方、场地方及安保医疗团队执行应急联络、客流控制、疏散和集合点安排。

● 事故、嘉宾信息、活动资料及对外口径由甲方统一管理，乙方不得擅自回应媒体或发布社交媒体内容。

十、质量控制与验收标准

验收阶段 标准

设计验收 主题、主视觉、效果图、平面图、尺寸、材质、技术和预算一致，并形成甲方书面确认版本

样品验收 批量制作或影响整体观感的物料完成样品确认；未经确认不得批量生产

搭建验收 与批准图纸基本一致，结构牢固、表面清洁、灯光画面正常、线缆防护完整、消防疏散不受影响

系统验收 LED、灯光、音响、播放及备份系统逐项测试，并完成不少于1次全流程联排

活动验收 宾客动线顺畅、留影区可用、节目按流程完成、技术稳定、重**全与合规事件为零

撤场验收 按规定完成撤场、垃圾清运和场地复原，无新增损坏或遗留物

成果验收 设计及技术资料、可编辑源文件、整改记录和项目总结的格式、完整性及交付时间符合本需求书

甲方发现设计、材料、制作、安装或成果不符合确认版本时，有权要求乙方限期整改、替换或重做。影响安全、场地审批、品牌使用或核心流程的问题，须在正式迎宾前完成整改；未整改前甲方有权暂停相关作业。任何追加费用须以甲方书面变更单为依据。

十一、知识产权、保密、数据及分包

● 乙方保证其设计、图片、音乐、字体、视频、软件、表演及其他素材具有合法授权，不侵犯第三方权利。

● 甲方支付相应费用后，本项目定制设计、文字、图形及可编辑源文件的使用权和交付范围按合同约定执行，乙方不得设置影响甲**常使用的技术限制。

● 未经甲方书面批准，乙方不得在案例集、官网、社交媒体、奖项申报或商业宣传中使用IATP、甲方、嘉宾或活动资料。

● 乙方限制嘉宾名单、证件、行程、联系方式及未公开活动资料的访问范围，并按甲方要求移交或删除。

● 不得整体转包；核心创意、项目管理及现场总控不得由未披露主体承担。专业协作单位经批准后，乙方仍对其质量、进度、安全、合规、保密及费用承担总责任。

五、采购控制价

480,000.00元

六、公告开始时间及截止时间标书代写

2026年9月2日-9月7日

七、采购方联系方式

联系人：周小姐

联系电话：152****0605（微信同号）

联系地址：**市环市东路368号