关于惠州市自然资源局档案整理和数字化服务项目的询价公告

根据工作需要，****就档案整理和数字化服务项目面向社会公开询价采购服务机构。现公告如下：

一、采购项目基本信息

（一）项目名称：****档案整理和数字化服务。

（二）项目工期：本项目合同签订之日起至2027年8月31日止。

（三）采购预算：本项目采购预算总金额为人民币55.662万元（大写：伍拾伍万陆仟陆佰贰拾元整）。

（四）采购方式：自主采购（网上公开询价）。

二、采购内容

本次档案整理和数字化服务内容为：对2008年至2020年文书档案（信访件）、2024年文书档案以及1993年至2024年部分专业档案、人事档案等进行规范化整理和数字化加工。预算情况详见下表：

三、技术（参数）要求

（一）总体质量要求

中选方须按国家及行业标准（文书、专业档案按DA/T 22-2015及DA/T 31-2017；人事档案按《干部人事档案工作条例》及《干部档案整理工作细则》），完成采购方交付的全部档案的整理、数字化扫描、目录著录及数据挂接等工作，确保实体档案按序归还入库，并通过采购方验收。

（二）参照标准及依据

《中华人民**国档案法》

《中华人民**国档案法实施条例》

《机关档案管理规定》

《中华人民**国保守国家秘密法》

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）

《档案著录规则》（DA/T 18-2022)

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015)

《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）

《档号编制规则》（DA/T 13-2022)

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）

《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）

《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017)

（三）档案整理相关要求

档案整理服务质量应符合国家和行业相关标准要求。

1.档案出库

中选方指定固定人员负责项目的档案出库、清点、保管、归还工作，双方在档案出库清单上签字确认后，方可对档案进行交接出库。对出库的档案须妥善保存、保护，确保档案的安全。

2.档案整理加工

（1）对未立卷的纸质档案材料进行分类、整理、编号、录入、装订等。

（2）去除纸质档案材料上的杂物及金属物。

（3）托裱，对小于 A4 纸张 1/2 的档案材料，须用空白 A4 纸张进行裱托。托裱的粘合剂，采用无毒无害的白乳胶。

（4）修复，对破损的档案纸张应进行修复。修复的粘合剂，采用无毒无害的白乳胶。

（5）褶皱纸张进行平整、抚平边角。

3.档号、页码编制

根据《档号编制规则》（DA/T 13-2022）规定正确编制档号和页码。编码一律采用自动号码机（页码机），依次编页号，凡有文字或图的页面均应编号，页号编在正面右上角、背面左上角空白位置。不得倒编、漏编、重编、错编、歪斜。

4.档案著录

根据《档案著录规则》（DA/T 18-2022）规定正确著录档案信息。档案信息录入：文件题名、责任者、文件编号、单位名称、业务内容等。档案著录后，须对纸质档案与著录信息进行双向核查，通过查看原件内容，核对文件内容是否与所著录的数据内容一致，必须保证相关信息齐全、完整、准确，录入与质检时数据与图像关联显示，确保纸质档案与著录信息一一对应。

5.组卷与装盒

（1）组卷，由相同类别的若干件业务档案组成一卷。

（2）将档案按编卷（件）号顺序装入档架盒。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

（3）采用符合档案管理规范的标准化无酸档案盒。

6.装订

档案整理完成后，按左、下两边对齐，用棉线三孔一线或用不锈钢订书钉进行装订。

7.卷内目录与封面

填写案卷封面与备考表：卷内备考表（封底）。“立卷人”填写科室（单位）档案整理人员姓名；“检查人”填写科室（单位）负责人姓名；“立卷时间”填写档案整理完毕时间。档案入库上架。

8.做好档案的数字化扫描工作。具体要求见三、（四）档案数字化处理及技术要求。

9.做好档案入库的交接工作。每批次验收合格的档案，经双方清点后履行档案的入库手续。

（四）档案数字化处理及技术要求

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全确保各环节工作符合质量要求，建立完整规范的工作记录。

1.档案拆卷。扫描之前，应在保证档案不受损的情况下，拆除装订物，如有缺页、漏页、重号、错号的整理不规范现象，必须作出标识，同时将结果报采购方、并根据采购人要求进行修改；对破损、折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保档案数字化质量。

2.档案扫描。根据档案幅面的大小（A4、A3、A2、A1、AO等）选择相应规格的专业扫描仪，扫描仪技术参数应达到分辨率不低于300dpi，使用24位真彩模式进行扫描。确保图像清晰、亮度适中、无坏死文件、无黑屏、图像页码连续、无错页。应确保扫描图像与档案原件内容一致。

3.存储格式。数字复制件能够保存为JPEG或TIFF等通用格式。同一批档案应采用相同的存储格式。

4.数字图像命名。按采购方要求建立目录数据格式及要求，并与实体档案进行校对，卷文件夹名、件文件夹名、图像文件命名原则与现行档案档号命名原则完全一致，确保数字化目录形式真实、客观地呈现实体档案。

5.图像处理。按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017） 的要求，对扫描后的图像进行纠偏处理，包括旋转及纠偏、去污、拼接、裁边、锐化、色彩调整等。处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等；裁边处理时不得过度裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边；对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像。以视觉上不感觉偏斜为标准，允许图像倾斜度不大于1度。对偏斜度大于1°的图像进行纠偏材料，纠偏后距离显示器25cm～45cm观看图像没有明显偏斜。检查、调整处理后的图像排列顺序，确保与纸质档案排序一致。保证档案的数字图像的真实性和完整性。

6.数据挂接。中选方可借助数字化软件，通过目录数据与图像文件的一一对应关系，对扫描质检过的档案数字复制件格式的转换，包括TIFF、JPEG和PDF或双层PDF格式，转换成可使用的数字图像，在****档案管理系统平台实现自动搜索、下载、查看、打印等功能。挂接后进行质量检查，挂接准确率达到100%。挂接到档案管理系统利用的数字图像可以进一步压缩大小，以提高查阅利用效率。

7.档案装订还原。在数据验收合格后，将拆除过装订物的档案按原档案保管单位重新装订，并保持档案原装订排列顺序不变（个别需调整页码的除外），案卷不掉页、不漏页、底边整齐。按卷整理的档案排列顺序为：案卷封面、卷内目录、卷内文件、卷内备考表。按件整理的档案排列顺序为：正文、附件、批件、稿件等。

四、验收要求

（一）中选方对档案实体和数据自检合格后方可递交验收。

（二）档案质量抽检达到要求，予以验收“通过”。验收以件或卷为单位采用抽检的方式进行，抽检档案的比率不低于10%。档号、数据挂接准确率达100%，档案实体验收合格率达到100%，验收内容包括档案实体、著录信息、图像质量、挂接质量等。验收未通过视情况进行返工或修改后，重新进行验收。

（三）总验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字并加盖单位公章后方有效。

（四）数据验收合格后，中选方需移交移动硬盘和光盘等备份介质一式两份，并拆除其自带加工设备中的硬盘给采购方，表面标示编号及目录索引信息；目录和全文数据导入数据库。

（五）中选方提供已进行档案整理和数字化扫描加工档案的明细清单一份（含电子版本）。

五、安全、保密要求

（一）中选方须严格遵守有关保密、档案法律法规和采购方有关规定，工作人员上岗前必须经过安全保密教育，确保无犯罪记录，并签订安全保密责任书。

（二）所有服务工作必须在采购方指定的场所内进行，符合相关安全保密要求，确保场所正常秩序和安全；项目进度有要求时，在确保安全的情况下协商安排加班。

（三）合同生效后，中选方必须向采购方提供参与本项目服务人员的员工备案表和身份证复印件、符合国家劳动法律法规要求的劳动合同，须通过采购方的审核，并在采购方登记备案。项目实施过程中，中选方如需更换、增加服务人员，须提前做好备案登记。配备的项目负责人、服务人员为本项目实际实施的人员。对离开本项目实施岗位的人员，中标方须及时在采购方保存的相关人员的备案表格中标注离岗日期。

（四）中标方参与本项目的服务人员必须接受采购方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，中标方须加强对工作人员的保密教育。严格遵守《中华人民**国档案法》《中华人民**国保守国家秘密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。中选方要与采购方签订安全保密协议；中选方要与每个工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务，该保密协议一式三份，采购人留底一份。

（五）中标人制定并执行安全保密制度，制定并执行操作规范和管理制度。

（六）中选方必须建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作，在服务场地采取安全及保密措施，保证文书、自然**业务档案、人事档案的安全。不得涂改、损坏文书、自然**业务档案和人事档案，如有违法者，将追究法律责任。

（七）不得以任何形式将各项档案资料及加工数据带离指定工作现场。不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。加工设备不允许接入互联网。

（八）项目完成中标人撤场时，硬盘等存储设备和配件全部移交给采购人。

（九）中选方不能遗失任何文书、自然**专业档案和人事档案等。中选方工作人员不得以任何方式复制、下载、留存、持有、使用和向外人泄露采购方的任何档案信息。如发生丢失、复制、泄漏、损坏或安全事故，全部由中选方负责，采购方将依照相关规定进行处理；对情节严重的，采购方将暂停中选方全部工作，并按有关法规进行处罚，开除违规人员，并责成中选方进行整改，所耽误的工作进度由中选方自行负责；情节特别严重的，还要承担相应的刑事责任，并视为中选方违约，所造成的损失由中选方负责。

（十）中标人必须保持工作场地的整洁有序，每天要做好卫生清洁工作。

（十一）所有文书、自然**专业档案不能放在地板上，要全部放在办公桌面或其他装具内，或将档案垫高，避免水浸。

六、工作时间及场地

（一）服务地点为**市**区**三新南路7号，****。

（二）服务时间为本项目合同签订之日起至 2027年8月31日止。

（三）采购方提供档案整理和数字化服务场地、办公桌椅及场地内服务期间的水电费用。

七、结算原则及付款方式

（一）结算金额

本项目预算金额为55.662万元人民币（具体根据采购单价据实结算为准）。服务期限内，提供服务数量结算价超出本采购预算价55.662万元时，按预算价55.662万元结算；未超出本采购包预算价按实际提供的相应服务数量乘以中选方填报的中选单价结算，且仍需继续提供服务至服务期满。以上报价含税。

（二）付款方式及要求

1.共分3期付款：

第1期：合同签订7个工作日内，采购方向中选方支付合同总金额的40%；

第2期：在中选方完成合同约定工作量的一半并验收合格后，采购方向中选方支付合同总金额的40%；

第3期：完成合同约定的全部工作量，经采购方验收合格后支付剩余20%合同款。

每次按合同支付款项前，中选方应向采购方提供与支付金额相符的合法有效完整的完税发票及凭证资料，且收款方、出具发票方、合同乙方均必须与中选方名称一致。

2.预算总额控制。项目服务金额达55.662万元时，合同自动终止。中选方应做好服务清单，列明服务类型、数量、金额、时间、经办人、已支付金额以及待支付金额等。

八、报价人资格和报价范围

（一）报价人资格

1.符合《****政府采购法》第二十一条和第二十二条规定。

2.符合《****政府采购法实施条例》第十八条和第二十二条规定。

3.法人为中华人民**国境内****事业单位法人。

4.具有履行合同所必需的经营执照、相关资质、许可证明等。

5.具有《国家秘密载体印制资质证书》乙级（涉密档案数字化加工）或以上资质。

6.已在**市档案主管部门进行备案登记，提供有效备案证明。

7.未被列入“信用中国”网站失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单及“中国政府采购网”政府采购严重违法失信行为记录名单（提供查询截图）。

（二）报价提供材料

1.****管理部门核发的有效营业执照副本复印件。

2.法定代表人证明书和法人授权委托证明书。

3.报价表。（格式自拟）

4.承诺函。（已提供固定格式，见附件）

5.近二年（2024-2026）业绩统计表（附合同关键页）。

6.《国家秘密载体印制资质证书》乙级（涉密档案数字化加工）或以上资质复印件；

7.**市档案主管部门备案登记证明复印件。

8.信用记录查询截图****政府采购网）。

9.售后服务承诺函（格式自拟，内容须涵盖响应时效、服务内容、质保期等）；

以上资料均需加盖公章。如以上资料不齐，将导致报价人资格性审查不通过。

（三）报价方式和范围

1.报价方式为总价报价，供应商须根据本项目服务内容及要求，报出完成全部服务的总价（含税）。报价金额应包含完成本项目所需的人工费、设备费、材料费、管理费、税费等所有费用，采购人不再支付任何额外费用。

2.供应商报价不得超过采购预算金额（或最高限价）。超过预算金额（或最高限价）的，作无效报价处理。

3.供应商应结合自身成本、市场行情及本项目服务要求合理报价。报价明显低于其他通过审查的供应商报价，且有可能影响服务质量或不能诚信履约的，评审小组有权要求供应商在规定时间内提供书面说明及成本分析证明材料；供应商不能合理说明或不能提供相关证明材料的，评审小组将认定该供应商报价无效，作无效响应处理。

4.报价范围：供应商的报价须包含本项目实施过程中所需的一切费用，包括但不限于：

（1）硬件设备及网络：计算机、扫描仪、打印机、档案装订机、移动硬盘等设备及网络设施等；

（2）软件系统：扫描图像查看系统、扫描质检系统、扫描图像上传系统等加工软件系统等；

（3）人工及技术服务：加工技术费、人工费、差旅费、采样费、检测费、分析费、资料费、培训费等；

（4）耗材及办公用品：硒鼓、碳粉等打印耗材，复印纸、文件夹、档案封皮、棉线、胶水、白乳胶、不锈钢订书钉等文具材料，装订及裱补材料和工具等；

（5）税费及其他：税费及项目实施过程中可预见及不可预见的一切费用。

供应商提交的报价表将作为合同组成部分。

九、评审办法及评分标准

（一）评审方式

按“先审资格、后打分”的程序，对有效报价文件采用综合评分法量化排序，得分相同按技术分递次比较，仍相同则随机抽签确定中选候选人。

（二）综合评分标准

十、报价文件要求

（一）报价函要求

1.采用密封递交报价函，须经法定代表人或其授权代表签字、盖章；如为授权代表签字，请附法定代表人授权书。

2.密封函应盖公章，在封面上标明我局名称、项目名称、报价人名称和地址和“于询价会召开之前不得开启”的字样。

3.报价函及相关文件资料一式叁份（1份原件，2份副件）。

（二）报价文件递交时间及地点标书代写

时间：2026年10月19日17:30前，密封送达。

地点：****403室。联系人：邓女士，电话：0752-****236。

十一、开启报价及反馈

（一）开启地点：****

（二）评定方式：符合报名条件的服务单位自愿报名并按要求提交材料。在符合资格审验要求的供应商中，对有效报价文件采用综合评分法量化排序，得分相同按技术分递次比较，仍相同则随机抽签确定中选候选人。

（三）结果反馈方式：经局党组研究决定后5个工作日内，在****网站发布采购项目中选公告。

附件：承诺函

****

2026年10月12日

附件：

承诺函

****：

你局发来的《****档案整理和数字化服务项目采购方案》已收悉。经研究决定，我公司郑重承诺：

1.我公司承诺按照你局采购方案的采购内容、技术规格和相关要求、结算原则及付款方式、报价人资格和报价方式等各项要求执行。

2.我****公司服务质量不合格，****公司进行停工整顿。遇到特殊情况，我公司需按照你局要求执行。

3.我公司承诺中选后服务责任，****公司服务技术问题造成质量安全等问题，我公司应承担全部法律责任。

公司名称（承诺人）：

法定代表人：

日 期：