数字化病案扫描服务征求意见公告（第一次）

详见技术参数要求。

一、项目概况
数字化病案管理系统改变传统纸质病案从收回至入库归档的人工操作，利用条形码自动识别技术，应用到病案管理过程中的回收、整理、入库、归档、上架、下架、借（调）阅、归还的业务环节中，提高病案数据采集和信息处理的速度，保证病案运行环节中的准确率，为医院管理者提供详实、准确、及时的病案基础数据。病案数字化加工：通过高拍仪等仪器将纸质病案加工成数字化图片（支持彩色成像），完整记录病案的所有原始信息，确保病案的原始性、完整度和安全性。优化病案流转流程：实现病案示踪、检索、借阅、加工、打印、工作量统计等一系列数字化管理工作，为院方医、教、研提供支持，创造病案更多价值。需要完成900万页病历数字化处理，60万份病案下架装箱，计划中标单位与院方签订合同之日起，11个月内完成。

二、技术要求
（一）项目内容和实施进度要求1.乙方负责历史病案约900万页数字化翻拍，工期11个月；2.乙方承担60万份病案的登记造册、打包、装箱、搬运、上架、转运至**市；3.配置服务器1台,需配备本次翻拍量至少2倍以上的存储空间；4.乙方给甲方提供系统1套，主要用于纸质病案翻拍、打印、查询，出院病历示踪。

（二）具体服务要求
1.数字化病案管理服务要求
（1）充分考虑病案的可数字化加工性，避免损坏病案。
（2）确保在扫描过程中不对病案原件造成二次损伤。
（3）保证病案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
（4）病案拆卷：扫描之前，应在保证病案不受损的情况下，拆除装订物，如有缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，根据用户方要求进行修改，并作出标识；对破损、折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保病案数字化质量。

（5）页面修整记录：对病案整理过程中发现严重破损、字迹褪变无法直接进行扫描的病案和折皱不平影响扫描质量的原件进行记录。
（6）病案组卷：在数据验收合格后，将拆除过装订物的病案按原病案保管单位要求重新装订，并保持病案原有排列顺序不变（个别需调整页码的除外），病案不掉页、漏页、右边和底边整齐。
（7）中标人需同时承担由病案数字化制作所引发的拆装、分类、编码和归档等工作。
（8）符合相关病案标准。

2.登记造册病案要求
（1）受库房容量限制，为了确保病案数字化翻拍工作顺利开展，需对病案库中约60万份已扫描的病案进行登记造册、打包、装箱、搬运、上架、转运等（所需纸箱等材料均由投标方承担），登记时发现病案有破损，及时修复。

3.成品质量要求
（1）对扫描的图像去除污点、黑边等，进行逐页纠偏、裁边等处理，图像纠偏以视觉上不感觉偏斜为标准。
（2）病案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，应做到病案原件能辨认的，扫描图像必须可以辨认；文字上的污点无法去污时，保证正文文字和数字能看清楚。图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。
（3）数据对应：病案索引数据与病案图像对应100%正确。
（4）报表功能：生成统计报表与分析报表。
（5）保证病案翻拍结果完整，无重复、无遗漏；不能出现顺序错乱情况；非原件残损，不能出现扫描造成的图像残损。
（6）遵循符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》扫描或拍照的数字影像分辨率≥300DPI，扫描图像与原件一致，整洁、清晰。图像完整，不丢失细节。
（7）图像在100%显示状态下，图像内容字迹不断笔画且内容与原资料一致，保证图像的正常阅览。
（8）非原件残损，不能出现因扫描造成的图像残损，不能出现因原文件折角、折皱导致的图像细节缺失。
（9）通过图像灰度、白平衡等调节，确保图像深浅一致。
（10）采用通用的图像文件格式存储图像，如：PDF、TIFF等。

★（11）投标方负责病案基础信息接口对接工作，第三方接口所需费用包含在本次项目中，甲方不再额外支出费用。

4.服务人员及设备要求
为确保病案翻拍的质量和效率，投标方需提供：

▲（1）项目经理1名，服务期间全程在场。

★（2）质量监督管理员1名，需具有病案方面工作经验，对扫描的病历，进行完整性（是否缺张少页）、是否排序有误，进行二次审核，服务期间全程在场。

★（3）投标方需配备数字化翻拍实施人员不少于8人，以上人员要有熟练的翻拍经验，****医院进行考核，不合格则需更换上岗人员。

（4）服务工作时间满足院方管理要求。院方有权安排翻拍实施人员的管理工作，如院方对数字化翻拍实施人员工作质量不满意，可根据院内规定进行更换。具体处罚措施如下：
I.院方根据病案质量或上级病案管理要求，有权对项目团队数字化翻拍实施人员进行工作培训和提高工作标准，若翻拍实施人员无法满足，院方可提出项目成员变更申请，根据申请替换数字化翻拍实施人员；
II.项目团队翻拍实施人员若出现重大泄密违法事件，院方将依法追究其法律责任。

★（5）需提供数字化翻拍相关软硬件设备、翻拍辅材、病案上下架、病案装箱（纸箱尺寸根据院方要求定制）、其他院区病历运输等服务，费用由中标单位承担。服务期内相关设备采购、维修、保养、更新费用均由投标人承担。

5.病案管理服务提供
（1）系统具备智能自动审核机制，能够审核质量不合格的图片包括手影、模糊、空白页、歪斜、截断、黑边。
（2）支持病案全流程中操作的日志存储，针对翻拍后病案质控、终末质控、病案浏览、病案召回、病案打印、病案借阅等全部病案相关操作进行记录。
（3）支持仓库存储功能，支持对仓库、仓位、箱号进行设置，支持对仓库信息进行增删改查。
（4）支持数字化示踪功能，原始纸质病案使用条形码技术装箱保存，并实现条形码定位管理功能，以便于对原始纸质病案的快速查找。病案信息管理、病案条码管理、病案流通控制、病案入库流通情况统计，包括：未归还病案查询、到期未归还病案查询、病案流通历史、病案流通次数统计、病案流通目的统计。
（5）支持使用条形码技术实现批量签收的功能、支持当面签收功能。
（6）支持病案以图片或PDF格式单页或多页批量导出，能按图片或PDF格式自动生成索引目录，****医院要求及时索引目录分类，导出时可实现患者隐私基本信息脱敏处理。支持病案单份或批量导出。
（7）支持病案封存功能，为了控制医生申请利用特殊病案，必须对特殊病案加以标注，标注以标注病案的具体特殊性，例如：封存、纠纷、涉密、欠费、缺陷。提供可自设防拍水印设置，****医院及登录用户账户显示或选取相关图片作为水印标记。
（8）支持组合查询功能并提供多项查询条件（可以匹配或查某一范围）,如: 病案号、患者姓名、性别、入院年龄、入院日期、出院日期、入院科室、出院科室、诊断名称、联系地址、诊断编码、诊断名称、手术编码、手术名称、肿瘤形态编码等；入院患者信息即时推送，方便医生问诊，了解既往病史；设定检索条件可保存为模板，且绑定用户，避免下次查询重复输入，方便使用。
（9）支持病案借阅申请，科室人员可通过系统进行申请，****管理部门。支持选择申请天数以及申请分类。

6.其他要求
（1）日常抽查监管：中标人安排专人负责检查病案翻拍质量，力求使得病案图像清晰、完整，保证原有尺寸比例，对于未能达到质量标准的图像返回翻拍员重拍。

★（2）处罚机制：根据质量标准，每日进行病案翻拍质量的随机抽查工作，抽查比例不低于每日病案翻拍数量的50%，发现有质量不达标的扣罚1元/页，并在24小时内进行重新翻拍整改。若超过24小时未整改到位的，每一页病案扣除项目款项100元。

（3）实现病案的长久保存：数字化病案是将纸质病案利用专业的加工设备加工成数据化格式存储，可以实现长期保存，为医院的医疗、教学、研究等使用留下珍贵的医疗财富；节约存储空间：纸质病案经数字化加工后，原始纸质病案打包装箱，加贴条码后堆放。病案堆放与开架存放相比可以大大节约空间，****医院病案存放空间不足的问题；减轻病案管理工作量：病案数字化后，病案的浏览、借阅和复印可全部使用数字化后的病案，病案管理人员无需在大量纸质病案中来回查找，大大减轻病案管理人员的工作强度；提高病案利用率：数字化后的病案，可实现多人共享使用，提高了病案的使用效率；降低了原始纸质病案的损耗：纸质病案的流通和频繁使用，很难确保纸张的不丢失、损坏或缺页。数字化后更好地保护病案内容，避免了不必要的法律纠纷产生的
可能性；****医院建设：数字化病****医院系统工程的一个重要组成部分，提高了病案管理工作整体效率，提高了病案管理信息化水平，提升了患者的服务满意度。

★商务要求

（一）交付（服务）时间、地点和方式

1.交付（服务）时间：自合同签订后十一个月 2.交付（服务）地点：**省****原区。 3.交付（服务）方式：按照需求方的要求现场验收交付

（二）售后服务

1.如遇到投标方现场解决的，一般情况下，需1小时内响应，2小时内到场，8小时内解决到位。在确保每次问题解决完成后，投标方需向院方提供书面确认
报告。 2.质量保证金：质保期1年，合同期满后，需求部门在1年内对翻拍情况进行质量检验，质检量不低于全部翻拍量的80%，发现有不合格的翻拍病历，
扣100元/份，从质量保证金中直接抵扣，并由中标方将不合格的病历重新翻拍。在需求部门完成质检后再将剩余质量保证金返还中标单位。

（三）知识产权和保密要求

1.采购方对供应商的商业秘密应当保密。2.供应商对本合同的签订，履行及解除等事项保密，按照要求签署保密协议。3.涉及物资的全部技术资料等未经采
购方同意供应商不得向社会公开。4.供应商对在工作过程中接触到的采购方的任何资料、文件、数据（无论是书面的还是电子的），以及对为采购方服务形
成的任何交付物，负有为采购方保密的责任。未经采购方书面同意，供应商不得以任何形式向任何第三方提供或透漏。（病案资料涉及保密性，为了保障病
案资料的保密性，院方的所有交付给投标方加工实施的所有病案等资料内容，中标方不得以任何方式（复印投标、扫描、照相、转抄等）向第三方泄密,中标
方需提供承诺函，并与院方签订《保密协议》）。5.采购方向供应商提供的任何资料、文件和信息，在供应商服务结束后，供应商均应及时归还采购方，电
子文档应永久删除。6.供应商及其所有人员违反上述保密规定，供应商应承担相应法律责任。7.供应商及其所属人员必须遵守采购方的相关保密规定，如因
供应商及其所属人员原因导致的泄密事件，由供应商承担相应的法律责任。（8）对采购单位提供的人员、地址、采购情况等信息要保守秘密，不得向外界透
露。成交通知书发出后，采购单位将与成交供应商签订保密协议。（9）基于项目合同履行形成的知识产权和其他权益，其权属归采购单位所有，法律另有规
定的除外。

（四）物资编目编码、打码贴签要求

****服务所含配套物资有编目编码、打码贴签要求的，投标供应商应当予以明确响应，相关费用包含在报价中。

（五）付款及结算方式

甲方根据完成病案翻拍工作量进行分阶段付款，在保障病案翻拍工作质量的情况下，每完成项目总数量的25%进行结算一次，分四次结算完成，前三次每次
结算合同金额的25%，第四次结算合同金额的20%，剩余合同金额的5%作为质量保证金。

（六）履约保证金

为本项目合同金额的5%，签订正式合同前，中标方一次性缴纳，项目结束后一次性返还。