关于病案委托管理服务的调研公告（第二次）

关于病案委托管理服务的调研公告（第二次）

我院近期拟就以下项目进行采购前市场调研，欢迎符合条件及资质的相关企业报名参加调研。

一、项目内容

（一）项目概况

1、****病案委托管理服务项目，需外包托管纸质历史住院病案总数约80万卷，预估15000箱（箱体容积大小≥40.5cm×32.5cm×23cm），具体数量以实际存放为准。

2、库房要求：供应商须提供已建成且至少能满足本项目档案寄存容量的标准档案库房，档案库房所在位置要求交通便利，多层建筑必须具备电梯，出行顺畅，往来便捷，便于档案搬运和日常工作查阅。

3、搬迁要求：供应商须承诺免费负责档案的搬迁工作，从原寄存档案库房下架搬迁至供应商寄存库房上架。

（二）服务内容

1.1档案入库交接清点

1.1.1待交移的库存档案整理。

1.1.2供应商按照档案管理有关规定和要求，及采购人提供的待交移病案目录，在采购人库房组织待交移病案的条形码粘贴、装箱、清点、制作清单等服务。

1.1.3需要供应商按照档案管理有关规定和要求，将进一步清单交接、移库运输、上架、录入信息，完成在供应商库房的正式归档。

1.1.4病案入库交接供应商应提交每个批次交接电子清单，病案号条码，病案所在箱子条码号，每个交接批次的份数，箱数，交接入库日期，交接人。

1.2病案保管过程基本技术要求

1.2.1供应商为采购人提供适宜病案存储保管的场地。

1.2.2供应商提供优质的档案箱装载档案（档案箱容积≥40.5cm×32.5cm×23cm），适合运输及保管过程，后续档案箱归院方所有。

1.2.3供应商提供病案保管全过程的跟踪和定位，查找及调阅。

1.2.4库房库容增量扩容要求，在满足可存放15000箱的基础上，可允许再扩充存储量5000箱。

（三）服务要求

2.1供应****管理部门颁发的“档案服务机构备案证书” （服务范围必须包含“档案保管或档案寄存”），并提供“档案服务机构备案证书”复印件。

2.2本次采购的档案存储地点应在报价文件中明确体现（须具体精确到病案上架的具体地址和库房内的区域编号）。

2.3为便于日常安全巡查、监管、验收，档案****门市行政区域内。

2.4寄存期间若院方进行数字化扫描翻拍工作，供应商应积极配合（包括但不限于出库、入库、下架、上架等），如在寄存库房就地进行数字化扫描翻拍工作，则供应商需配合提供数字化扫描翻拍场地，且至少能容纳6个工作人员同时开展作业，同时能确保为期半年以上，具体以实际时间为准。

2.5采用密集架存储模式

2.6供应商负责保障库房的安全性，在保管期内保证采购人病案的安全性及完整性。

2.7供应商需提供库房的面积，并承诺能够满足采购人病案长期安全保管需要。

2.8供应商应按照档案管理有关规定和要求，及采购人提供的待交移病案目录，在采购人库房组织待交移病案的条形码粘贴、装箱、清点、制作清单、上传档案示踪等服务。

2.9供应商应按照档案管理有关规定和要求，将进一步清单交接、移库运输、上架、录入系统，最终入库，完成正式归档，正式归档验收后合同生效。

2.10存储库房的选址及库房内的安全设施需满足病案存储的要求。库房选址应满足周围无危险品危害来源。

2.11库房结构牢**全：档案存储地点应为钢筋混凝土建筑，可以抵御台风、地震等自然灾害的侵袭。

2.12供应商须承诺为本项目提供已建成且足够存放15000箱（箱体容积大小≥40.5cm×32.5cm×23cm）以上病案的标准档案寄存库房，并且档案存储地点通过消防验收。为了保证病案实体安全，供应商所提供的档案标准库房须具防火、防盗、防潮、防高低温、防水，防光、防紫外线、防霉、防尘、防鼠、防虫，采用密集柜管理，库房内配备并安装中央空调、除湿机、温湿度器、消防气体灭火系统、全高清视频监控、防爆灯罩、遮光窗帘等病案库房基本设施。（采购人有权在项目评审结束后对成交候选供应商提供的库房进行现场核验，若核验不合格需在一个月内整改至满足要求，否则采购单位有权解除合同，并追究成交供应商违约责任）

2.13病案托管采用档案托管箱装病案，塑料封条上锁的方法进行安全保密管理，成交供应商在接到采购人实体病案接收要求时，需及时提供上门服务，双方病案管理人员现场清点实体病案数量、装箱上锁、并及时办理实体病案交接签收等手续。

2.14双方交接病案装箱、封箱、运送产生费用由成交供应商承担（含病案托管箱、封箱扣条、条形码、运送费）；每次病案调阅后重新封箱费用成交供应商承担（含封箱扣条损耗）。

2.15成交供应商免费提供病案配送服务。

2.16病案专人专管，确保病案安全性和私密性。每次调阅配送和取件由成交供应商派专人负责和采购人负责人当面交接病案，供应商须提供联系人及联系方式。

2.17库房独门独户，24小时保安人员，安全监控数据保存30天，库房内常年保持恒温（14°～24°）和相对湿度（45%～60%），库房内定期通风，除尘，投放防腐防蛀药片。

2.18供应商应提供多种灵活调阅方式，包括经采购人授权后****医院病案科的收件邮箱、专人递送给病案科等。

2.19供应商应确保病案入库服务的及时性，入****医院的要求。

2.20供应商应满足采购人服务需求，对档案进行安全保管，能够提供日常调阅服务、提供安全的库房进行档案存放、标准化的移库流程规范、提供优质的档案箱及相关材料、提供档案保管全过程的跟踪、定位，查找、调阅等服务。

2.21供应商对病案移交后发生的丢失须承担全部赔偿责任，若是有医疗纠纷患者的病案丢失，成交供应商需承担全部法律责任。

2.22服务效率

2.22.1标准调阅确保当天16：00前发出的调阅要求，应在次日的12：00前送达。

2.22.2加急调阅确保当天上午11：00前发出的调阅要求，应在3小时内送达，如11：00后发出的调阅要求，应在当天下班前17：30送达。

2.22.3若供应商未能在上述规定时间内送达档案，1个月内累计超时3次，或连续超时2次，采购人有权解除合同。

（四）供应商需提供保密服务方案。

（五）本次采购服务时间1年。

（六）供应商需报出每年每个档案箱的单价（元/箱/年）。

二、报名材料：

注：所提供的文件资料逐项加盖公章，若某项内容材料有2页以上的，应逐页加盖公章或加盖骑缝章，文件应装订成册，不得活页装订。

三、报名方式

1、请有意向参与该项目调研的企业，于2026年10月28日17：30前将调研纸质资料一式两份，交到****采购办。电子版一份（加盖公章后，扫描成PDF文件），发****办公室邮箱：****@163.com，文件名称请注明XX公司XX项目报名材料。

2、联系方式：小陈，联系电话：****612。

四、其他说明

审核资料合格者，视为报名成功。论证会时间通过电话另行通知，请保持手机畅通。

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2026年10月23日