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【会务招募】武汉万科紫悦湾2789户小区业主大会会务服务机构公开选聘
招标详情
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【会务招募】**万科紫悦湾2789户小区业主大会会务服务机构公开选聘
关键信息速览
﹒ 报名期限：自公告发布之日起5个自然日，逾期不再接收
﹒ 纸质递交至业委会指定地点+电子版发送邮箱****@qq.com
﹒ 联系人：袁琴 134****4762
﹒ 小区共2789户、专有部分总建筑面积约329078.37㎡
﹒ 全过程公证：****公证处（表决票封存、开箱、唱票、计票、结果统计现场公证）
﹒ 经费来源：小区公共收益
﹒ 线上（**市业主决策电子投票系统）+线下书面投票相结合
以下为公告原文：
关于公开选聘第三方会务机构协助召开业主大会的公告
万科紫悦湾全体业主：
为保障本次业主大会依法、公平、公正、有序开展，规范业主大会组织、表决、计票、统计全流程工作，依据《中华人民**国民法典》《**省物业服务和管理条例》《**市物业管理条例》及本小区《业主大会议事规则》相关规定，经****研究决定，面向社会公开选聘具备业主大会会务服务经验的第三方会务机构，协助本业委会组织召开本次业主大会。本次业主大会全过程公证****公证处，对表决票封存、开箱、唱票、计票、结果统计等关键环节予以现场公证。现将有关事项公告如下：
一、项目概况
项目名称：万科紫悦湾业主大会会务服务项目。小区共2789户，专有部分总建筑面积约329078.37平方米。服务地点：**市万科紫悦湾小区。服务内容：协助第二届业委会完成本次业主大会全流程会务工作，包含会议资料编制校核、业主身份与投票权核对、公告公示排版发布、表决票印制与送达、线上线下投票组织、票箱管理、现场会务组织、开箱唱票计票协助、数据汇总统计、会议影像留存、全套资料整理归档；****公证处完成公证流程，配合街道、社区监督检查，配合业主答疑。
服务要求：熟悉**市业主大会相关法规，有**本地住宅小区业主大会会务服务成功案例；服务全过程接受业委会、属地社区、****公证处共同监督，保证流程合规、数据真实、资料完整。经费来源：小区公共收益。
二、本次业主大会会议流程
本次业主大会采用线上电子投票（使用"**市住房和城市更新局业主决策电子投票系统"）+线下书面投票相结合的方式，****公证处全程参与关键节点公证，整体流程如下：
1.前期筹备阶段：第三方会务机构配合业委会梳理业主清册、核算专有面积与业主户数；草拟、校对本次业主大会全部表决文件、公告、表决票、委托书模板；所有会议议题、方案、投票规则在小区公告栏、业主群、小程序等渠道公示，公示期满足法规要求；同步将****社区、街道报备；****公证处，确认公证方案、公证节点、资料清单。
2.表决告知与票证送达阶段：按议事规则要求，于业主大会投票起始15日前，向全体业主公告业主大会召开时间、议题、投票方式、投票地点、计票开箱时间；组织表决票送达工作，支持线下定点领取、上门送达；同步开放线上投票通道，指导业主线上投票；对委托投票业主，核验书面委托书及身份材料。
3.集中投票阶段：线上投票在规定投票周期内开放线上投票端口，实时记录投票数据；线下投票在小区设置固定投票点位，安排专人值守，做好票箱封存、登记；所有票箱在投票起始前由业委会、业主代表、公证处共同查验、上锁封存；投票期间接受业主、社区监督。
4.开箱、唱票、计票公证阶段（核心公证环节）：投票截止后，在公告的时间、地点集中开箱；****公证处到场，核验票箱封条完好性，启封全部票箱；会务机构工作人员在业委会、业主监票代表、社区代表、公证人员共同见证下开展清点、唱票、计票；区分有效票、无效票、弃权票，同步登记票数、对应专有面积；公证人员对开箱、计票过程现场监督、记录并出具公证文书。
5.结果汇总、公示阶段：会务机构汇总线上、线下全部表决数据，形成表决结果统计表；业委会结合公证文书，编制业主大会表决结果公告，在小区显著位置及线上渠道公示，公示期按法规及议事规则执行；公示期内做好业主异议登记、核查答复。
6.资料归档移交阶段：会务机构整理全套会务档案：各类公告底稿、表决票存根、送达记录、投票台账、影像资料、公证文书复印件、统计报表等，整理成册移交****存档。
三、第三方会务机构报名条件
1.具有独立法人资格，营业执照经营范围包含会务服务、咨询服务等相关类别；2.近3年内承接过**市住宅小区业主大会会务或表决征询服务项目，能够提供合同、成果证明材料；3.能****公证处的公证工作要求，熟悉公证配合流程；4.配备专职项目负责人、现场工作人员，能够满足上门送达、驻点投票、集中开箱计票等现场工作；5.无失信被执行人记录，近三年无相关项目投诉败诉记录；6.本项目不接受联合体报名。
四、报名需提交材料（加盖公章，一式一份，电子版同步提交）
1.报名表（自拟）；2.营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书及代理人身份证；3.同类业主大会会务服务业绩证明（合同关键页、成果公示截图等）；4.项目服务方案（含人员配置、时间计划、质量保障、配合公证方案）；5.分项报价及总报价；6.信用信息查询截图。
五、报名时间、递交方式、联系人
报名期限：自本公告发布之日起5个自然日，逾期不再接收报名资料。递交方式：纸质资料递交至万科紫悦湾业委会指定地点，电子版发送至业委会指定邮箱（****@qq.com）。联系人：袁琴，联系电话：134****4762。
六、选聘评审方式
报名截止后，********小组，对报名单位资质、项目方案、同类业绩、报价、配合公证保障能力等进行综合评审，择优确定中选会务机构；评审结果在小区内公示。
七、其他说明
本次选聘仅为遴选会务协助机构，业主大会是否通过相关议题，以业主最终表决****公证处公证结论为准；所有报名资料不予退还，参选单位自行承担报名产生的全部费用；本公告未尽事宜由****负责解释。
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2026年10月28日
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